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北京机场饮食服务公司采购管理制度手册.docx

北京机场饮食服务公司采购管理制度手册

海艳
2019-07-27 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《北京机场饮食服务公司采购管理制度手册docx》,可适用于企业制度领域

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机密采购管理手册北大纵横管理咨询公司修改记录页数修改后版本修改日期修改说明备注目录第章总则第条目的为了加强北京机场饮食服务有限公司(以下简称公司)采购活动的规范化针对采购活动的各环节、各岗位管理特制定本手册。第条使用对象公司采购储运部、各分、子公司单店及相关作业人员的所有采购活动。第条手册的管理()管理责任公司规划经营部负责手册的发放、借阅、回收和手册版本等的管理工作。采购储运部负责本手册的执行、修订和完善对手册的内容拥有解释权。()发放管理规划经营部通过建立手册发放、借阅、回收的登记记录来实现对手册的管理。发放按照规定的范围执行采购储运部、规划经营部发放完整手册其他部门和人员根据业务需要提出申请经规划经营部经理审批可领用与其作业相关的部分。()版本管理规划经营部负责本手册版本管理。版本号为:版次修订号。手册初始发布版本为A版。以后年度内对手册相关内容每进行一次调整时修订号递增同时在手册的修改记录中加以记录。修改内容以补充文件的形式向相关部门发布。补充文件要求进行编号管理发放范围及发放回收管理与手册管理相同。手册每年月底由规划经营部组织一次修订届时将年内所有补充文件修改内容分类归并到手册各章节。同时版次向上升一级(例如由A到B)。规划经营部负责收回所有发出的原版本文件加盖作废印章同时发放新版本文件。()保密要求手册的保管和使用应作好保密工作。严禁私自对手册进行拷贝和复印。如工作需要可以办理申请由规划经营部审批后进行借阅或领用。第章组织职责分配第条组织结构第条总经理职责负责公司采购管理制度的审批负责公司采购工作计划、费用预算、采购合同等的审批负责各类供应商的最终审批确定负责各类高档原材料采购的审批。第条采购管理委员会(以下简称采购委员会)为非常设机构是由总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者决定召集委员会会议还是采用联签形式确定供应商和采购价格。采购委员会职责为:负责审议和批准采购管理制度并监督执行负责进行招标采购和议价采购中供应商的选择评审审议和批准采购储运部编制标准原材料清单负责审议确定采购工作中采购价格、合同特殊条款和其他重大采购事项等第条采购储运部职责()经理负责组织制定和完善公司采购管理制度监督制度执行情况负责组织质量管理体系中采购管理程序的实施、监控和改善监督各分、子公司采购管理监控和指导其制度执行情况组织和参与供应商的选择、考核、评审等工作管理与供应商的关系负责组织收集、整理供应商供货服务质量信息为采购委员会定期考核评价供应商提供依据负责组织采购合同的谈判、审核以及特殊条款提请采购委员会审议和授权下的合同签订等工作负责组织对原材料市场信息的跟踪协助采购委员会进行价格决策负责组织原料、物料申购计划的审核工作组织日常采购工作负责组织仓储管理工作降低仓储成本提高服务质量负责组织采购工作中的食品原料安全管理。()采购管理员负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析根据单店采购申请和库存补充申请编制采购计划及时下单采购组织采购实施负责公司质量管理体系中采购管理程序日常运行的检查监督职责检查采购表单记录填报的规范性、完整性对供应商货物交期、质量和服务等进行监督控制处理采购原料、物料品质和数量的异常事项负责采购原料的食品安全管理协助储运主管对存货进行筹划和控制以保证正常的周转率和存货量。()采购员负责执行公司的采购工作制度、流程、标准完成日常的采购任务按照采购申请定购相关原料保证质量、规格、数量等正确无误负责联系供应商处理退换货和其他验收不合格等事宜负责采购工作中索证等工作负责按照公司质量管理体系要求进行日常采购、填报保存采购记录。第章采购模式及原则第条公司下属各单位的采购工作都必须按照公司采购制度规定的原则、流程和标准进行。公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门负责管理和监督各单位采购制度流程的执行情况。第条关键原材料、统一采购()关乎公司品牌形象的布草、瓷片类、餐座椅等物料统一由公司采购()适合集中采购的、通用性的原料(例如:酒水饮料等)统一由公司采购()公司采购储运部负责建立统一采购物料、原料清单根据各单位实际情况对有条件的下属单位逐步实行统一配送。第条本地统一采购、外埠批准备案()公司本部及本地直营单店所需的原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。采购价格由公司确定。其它部门均无采购权。()外埠采购采取批准备案制度下属分公司除第九条关键原材料以外的材料可以按照公司采购管理制度规定的程序和要求自行确定供应商、商洽价格上报公司批准备案后开始采购。分公司将有关供应商调查评审和定价的资料上传公司采购储运部由采购储运部检查、监督和指导其操作的规范性。()下属子公司在其董事会批准授权下采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。管理方式根据授权程度确定。第条分类采购、周期定价将采购的原料分为:果蔬鲜活类、干货冰冻、酒水烟茶等三大类(具体分类详见)。采购的物料是指公司经营所需的低值易耗品、办公用品、服装纺织品、固定资产等。根据原料、物料的性质不同其价格波动频率和幅度各自不同从而采取不同的采购方式和变价机制。各自的订货价格在约定的周期内相对稳定不再浮动变化。第条采购管理原则()优质优价。采购物品应本着ldquo优质优价rdquo的原则对供应商必须经过ldquo公平竞价、比质比价rdquo的选择程序。优质优价是每一个采购人员必须严格遵守的工作准则必须将这种意识渗透到每一种单品的采购中。()诚实守信。公司希望通过与供应商良好合作实现真正的共赢。坚决杜绝采购人员、验收人员与供应商之间发生任何损害公司利益的行为。采购和验收人员都应恪守职业道德为公司的共同利益而勤奋工作诚实守信。()规范透明。公司致力于采购工作的规范化、透明化管理最大限度的降低采购成本。采购不仅要仰仗于采购人员忠于职守而且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化保证企业的利益不受损害。()多家供货。原则上公司达到一定采购规模原材料的采购都应有两家以上的合格供应商保证供货的质量、价格的稳定性和良好的性价比。()信息通畅。公司发给各供应商的采购指令必须及时准确地传达保质保量的完成供应任务并及时将到货信息传达至公司。各分、子公司单店的采购信息必须按照要求及时地、如实地向公司采购储运部传递以保证公司及时准确地掌握管控信息。()合理库存。公司的采购配送针对不同的原料、物料适当保持一定的存货量以保证机场突发事件和单店经营供应的稳定性。采购储运部组织确定原料物料的安全库存量和采购时机、批次采购量等达到既能满足应对突发事件和营业的需要又能尽量减少资金占用。()采购监督。公司及下属单位的所有采购活动实行全过程、全方位的监督制度。在原料申购、供应商选择、价格确定、质量验收、结算、付款等采购过程的每一环节都要有监督。监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下形成监督网。第章采购管理制度与标准第节供应商的引进与管理第条管理职责供应商的选择确定由公司采购委员会负责采购储运部作为采购委员会的日常办事机构。负责对有供货意向的供应商进行初审考察认定其资格搜集、汇总、整理供应商的相关信息提交采购委员会决策。负责在日常采购中记录供应商业绩对供应商进行定期考核、评价和淘汰。第条成为公司的供应商必须满足以下基本条件:()持有要求的资质证书是独立法人实体或具有经营资格的个体经营者()财务状况良好公司资信良好()具有严格的质量、安全管理措施有良好安全记录未发生重大质量和安全事故()其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等相关标准和规定具有国家权威机构颁布的合格证书()愿意为公司提供优良的商品与服务实现采供双方共赢。供应商具备以下条件可以优先考虑:()承担过大型特级餐饮企业原料供应相关工作具有良好工作业绩记录()具备较强的质量、服务、价格和交付保障能力()具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地(合作也可)()具有大型保鲜库房、运输车辆等设施第条供应商引进的时机日常采购在现有供应商范围内进行。但出现以下情况就需要重新确定新的供应商。()原有供应商业绩考核不佳或现场评审不合格即将被淘汰需要增加新的供应商。()开发新产品和技术改造需用新物资。()新供应商的物资更适合公司的需求。()公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。第条新供应商引进的方式新供应商引进的方式分为招标采购和询价比价采购两种。满足以下条件采用招标采购形式选择供应商达不到以下条件的采用询价比价方式确定。()一次采购金额超过万元的设备设施。()公司统一采购的酒水、饮料和服装、布草等物料的定制。()一年内累计采购金额超过万元的物料类别。()采购委员会认为需要招标确定的原料供应商时。招标采购引进供应商的程序详见第四节。第条询价比价引进供应商的程序为:()进行供应厂商调查开发潜在供应商采购储运部应密切关注餐饮原材料供应市场动态及产品质量搜集市场信息与符合公司要求的厂商进行接洽考察和审查其资信情况和资格条件。调查内容填报《供应厂商调查表》()对于上门推销的新品由采购储运部评估其是否适合单店经营决定是否引进必要时征求单店和厨政部的意见。对于需要引进的考察、接洽供应厂商填报《供应厂商调查表》。()检验厂商提供的样品申请成为公司的供应商在经过资格审查后应提供样品以供评审。提供样品同时应附带完整的质量规格、等级说明、自检报告或合格证明等资料。送检的样品应通过单店试用和厨政部的质量检验和评价认可。分别填写《供应商样品检验表》()中试用意见和检验情况相关内容并由厨政部给出评价结论。()询价与比价采购储运部应根据充分了解公司所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。采购人员向供应商详细说明采购质量要求、采购批量、交货期、交货地点、付款方式等要求对方按期提交合理的报价为了方便采购委员会确定供应商采购储运部对于具有一定批量的同规格产品至少应征得三家以上供应商的报价或者其他替代品的报价。采购储运部应进行认真的市场价格调研充分考虑市场供求、采购批量、采购质量要求等因素对价格的影响进行详细的成本分析设定议价目标做好价格洽谈的准备工作。采购储运部与各供应商进行商务洽谈针对双方的交易条件进行议价争取最佳交易条件。评审经过样品检验合格和询价比价后由采购储运部提交相关记录、比价结论和选择建议给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。采购委员会审查采购储运部提交的供应商调查和询价比价相关资料选择确定供应商。选择的依据包括:供货质量规格的适用性、商品性价比、资信实力、服务保障能力、付款方式等。()签订采供合同。由采购储运部与确定的供应商起草采供合同。合同中明确双方的权力义务明确约定采购的原料标准、双方议定事项、违约责任等条款。合同中的折扣、促销等特殊条款的确定需要提请采购委员会审议决定。对于供货信誉好、资信度高的供应商公司的采购储运部可以与其签订长期(以一年为限)供货合同以保证供应商的稳定。如果是代理商须与其签署质量保证协议。草拟好的采购合同应提交公司法律顾问审核后报请总经理审批生效。总经理可授权采购储运部经理直接签订例常性采购合同。第条供应商的业绩考评()采购储运部根据采购验收记录每季度对供应商进行一次业绩评价组织采购人员、单店人员和储运库房人员等共同参加按照供应的单品评价打分填写《供应商业绩评价打分表》()再计算出各供应商的平均分。供应商的考评标准因素参见()。()根据打分将供应商划分为ldquoA、B、C、Drdquo不同等级定期更新供应商质量档案并对供应商实施分类管理:.得分在~分者为A级为优秀供应商同样情况下可加大采购量。.得分在~分者为B级B级为合格供应商可正常采购。.得分在~分者为C级C级为应辅导供应商需进行指导减量采购或暂停采购。.得分在分以下者为D级D级为不合格供应商直接予以淘汰。()每年有三次以上评为A级的供应商年终公司将授予ldquo优秀供应商rdquo的称号同时给予一定的奖励。奖励方案由采购储运部经理提出专题报告经总经理审批后实施。第条供应商现场评审()采购储运部定期组织对供应商进行全面现场评审对供应商的质量、食品安全、服务管理等管理体系、保证能力等进行现场的考察评审。评审完成填写《供应商现场评审表》()。评审的周期一般一年一次在以下情况时可以临时增加评审次数:如果供应商在供应工作中多次出现差错需要对其管理控制体系及成效重新认证时在本地区内、相关行业内发生重大公共卫生事件公司认为有必要对关联企业进行评审时()对供应商的现场评审结束后采购储运部将评审结果和典型事例通知供应商。评审得分不足分时采购储运部要给供应商提出改善要求和期限在要求的时间内不能改善的采购储运部可以提出淘汰该供应商建议。第条供应商的淘汰与降级()如果供应商出现供货不合格或供货不及时现象时采购储运部通知其进行整改。出现两次质量波动或供货不及时事故时供应商等级降一级。整改不及时或原C级供应商再次降级视对单店经营影响情况对其处以-元的罚金或直接取消其供货资格。()对于经过供应商现场评审中发现有以下问题的予以淘汰。评分分以下需要整改的供应商在要求的时间内仍不能对提出问题进行改善的得分不足分时的供应商直接淘汰。第条建立供应商档案()采购储运部负责建立供应商档案。对每个选定的供应商必须保持完整的供应商档案。对于每季度的考核评价在《供应商清单》()中记录其评价等级。()供应商档案包括:《供应商调查表》、《供应商清单》、《供应商业绩评价打分表》和《供应现场评审表》、供应商所提供的合格证明、报价表及相关资料。()供应商档案由采购管理员负责管理其他人员未经采购储运部经理允许不得随便查阅。第节采购与验收第条采购规范的建立公司的采购规范包括采购原料技术标准、标准物料清单等()采购原料技术标准:是对包括原料质量、规格、等级等原料参数的明确要求由公司厨政部负责制定。厨政部应组织编制和定期修订公司厨政系统统一的技术手册对所需各种原材料的技术要求给出明确的描述(格式参见)为采购工作的询价、订货、验收、退换货等提供明确的操作标准。()标准原材料清单(BOM)是对物料进行统一的归类明确采购的品牌、质量、规格参数和单耗等同一类物料的品种、质量等级、产地和生产厂家、包装应尽量统一减少单品采购的品种规格数量便于规模采购降低成本。标准物料清单由采购储运部负责拟定提交公司采购委员会讨论确定。()库房需要储存原料、物料的品种、数量由储运主管提出报部门经理审批决定。储运主管会同采购管理员、仓库管理员根据各单店经营消耗情况、各种库存原物料采购周期的历史数据情况共同制定各种库存原料物料的安全库存量和采购点、单次采购量等满足保证经营需要达到库存最优。第条采购申请与审批公司各部门所有的物资采购都必须填具采购申请单办理审批手续。()采购申请的提出单店每天需要采购果蔬鲜活类原料、以及在库房不设库存的其他原料时单店填报《原料采购申请单》(参见)经厨师长审批后在:之前传报采购储运部。高档原料上报总经理审批。单店需要的库存原料直接填报《提货单》(参见)餐食类原料经厨师长审批其他原料经单店经理审批后交库房办理领用出库手续。库管员对库房库存原料、物料的数量进行监控保证安全库存需要补充时由库管员提出《库存采购申请单》(参见)。物料采购由使用部门根据经营状况和需要提出采购申请填报《物料采购申请单》(参见)经店经理审核后上报规划经营部、总经理审批。()采购申请的审批在标准采购清单内单店日常经营所需原料的采购申请原料直接由采购管理员负责审核后即行组织采购。未列在标准清单中原料的采购申请需要首先提交公司厨政部的审批后报采购储运部经理审批采购管理员组织采购。各种物料和高档原料的采购申请应提前一周提出申请提交公司总经理负责审批为采供储运部预留采购周期。()采购申请的变更采购储运部如接到使用部门撤销或调整《采购申请单》的变更通知时应优先处理及时通知供应商并在采购计划中予以调整。由于采购申请变更所造成的损失和责任由使用部门负责。第条订购()《采购申请单》审批无误后采购人员即向供应商发送采购指令。详细说明采购原料、物料的要求。采购人员应要求供应商及时对所采购原料、物料能否保质保量供给予以确认()对于无法保证按照质量、数量和期限的要求按时交货的原料、物料采购部门应与供应商充分沟通了解原因督促其想方设法保证供应确实由于客观原因无法保证时采购储运部必须及时通知申购单位同时采取相应的补救措施。()采购人员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。第条紧急采购()当机场临时出现大面积飞机停飞、晚点延误等紧急状况造成客流激增时采购部门需要紧急采购以满足单店经营需要完成机场餐饮的服务任务由单店确定紧急采购的品种数量店经理通过电话通知采购储运部采购管理员说明紧急情况立即组织采购。需要审批的环节通过电话请示得到批准事后办理《采购申请单》。()在当天提交的《采购申请单》中未申报的原料采购事项如果确属紧急需求的由单店经理电话通知采购管理员经审查后先行采购事后补办《采购申请单》。()采购管理员接到紧急采购请求时即行安排采购。采购人员与供应商联系按照单店要求的到货时间、数量要求供应商备货送货。如果现有供应商不能保证及时供货可以在现有供应商之外临时购买采购管理人员可以参考现行价格免经询价比价手续但紧急采购的供应商也必须是符合公司相关要求同时采购的货品也需具有检验检疫等合格证明。第条验收入库()采购到货后必须经过验收合格签字才能办理入库手续。()不设库存原料(果蔬鲜活类)的验收由采购员、使用部门、库管员三方共同进行现场确认三方一致认定合格签字后方可入库。如果验收中三方不能达成一致时提交厨政部进行仲裁。()库存原料、物料必须经过验收才能入库。验收由采购员、库管员共同进行。一致同意合格经双方签字入库。必要时由采购人员邀请使用部门参与验收。如果验收中出现分歧时提交厨政部(原料)、或规划经营部(物料)进行仲裁。()验收的主要内容包括采购原料、物料的数量、质量、规格、价格等与采购订单、合同和约定的标准是否一致票据与实物是否相符。()验收中如果出现来料质量与采购标准不符、被判定为不合格时由使用部门决定是否降级使用可以降级使用时由采购人员与供应商交涉确定降价处理、换货或者退回。如果出现来料分量不足时由采购人员与供应商联系立即补齐。()对于不需要的超量进货、未经批准采购的(非紧急采购)、质量或规格与采购要求不符的原料、物料库管员有权拒收。对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正。()验货结束后库管员按照实际收货的重量、数量、单价和金额填报《采购申请单》中验收栏目验收人员在规定的地方签字。库管员办理入库手续验收中如有不合格情况应记录并汇总向上报告作为供应商考核评价的依据。第条付款结算()验收结束后库管员办理入库手续录入员录入到货商品信息储运结算员根据验收入库的数量汇总对帐准确无误后每月日前上报财务部()到达约定的结算期后供应商提交发票由结算员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误是否需要扣款等。经储运主管和部门经理审批到财务部办理结算手续。采购款项由财务部统一安排支付。第节价格管理第条价格管理职责()采购委员会负责确定和调整公司采购所有原料和物料的价格。()采购储运部跟踪市场价格变化组织共同采价询价及时准确提供价格变动的信息提出价格调整建议。()厨政系统派人与采购人员共同市场采价及时了解市场行情保证原料价格的监督和透明。第条定价机制()果蔬鲜活类原料采用每周为一个周期确定该类原料的供货价格。采购储运部根据市场行情的变化情况向供应商发送报价通知。每周一采购委员会确定本周的供货价格从周二至下周一执行。()干货冻品类原料每月重新确定一次价格。上月末最后一周周一确定下一月该原料价格价格从日至日执行。()酒水类原料价格相对稳定一般年度内保持价格不变在采购合同中确定采供价格。但如遇市场不可预测因素价格发生较大的波动(一般上下%之内)。本着双方共盈的宗旨另行议定价格重新签订合同。()物料类价格每半年重新确定一次。确定的程序方法同上。()临时采购的各种材料采取议价采购方式由采购储运部与供应商商议确定确定后直接采购实施后报采购委员会备案。表-原料分类种类价格特征定价周期果蔬鲜活类水果、蔬菜、海鲜肉禽等经常变化上下幅度大每周重新确定一次价格干货冰冻粮油调味品类冰冻、干货、粮油、调味品等价格变化缓慢每月确定一次价格酒水烟茶酒水饮料、咖啡烟酒、茶糖等价格基本稳定合同约定物料类厨具餐具、筷子纸巾、台布餐布、电器桌椅等价格基本稳定每半年确定一次价格临时需求各种材料-议价采购第条价格的确定()采购人员要建立和跟踪自己的市场价格信息渠道(农业部信息中心、北京市大型农批市场、大型蔬菜生产基地等)掌握即时市场价格信息。()每周四需要定价的原料供应商提出下一周原料的报价。采购人员审查供应商的报价选出价格较高的品种作为重点调查品种。()采购人员组织采价小组共同到市场采价。采价小组的人员由采购人员、厨政部人员和单店后厨人员共同组成各单店轮流派人参与采价便于单店及时了解原料市场行情。()采价小组设定一些原料品种作为市场抽查采价品种选择的原则为:单店需要数量较大品种单店比较关心的品种市场价格较为敏感的品种供应商报价较高的品种设定采价的品种数量一般为所采购品种的%~%。采价结束后填制《原料采价单》(见)参与采价人员联合签字。()采购人员根据采价结果比价分析抽查品种市场价与供应商报价之间差异比率与供应商进行价格磋商初步确定供货价格。确定的价格与采集到的价格最高不得超过%。()采购管理员将采价人员联签的《采价单》、原料供应商报价及价格磋商结果、市场价格跟踪信息、定价建议等一并提交采购委员会审批作为确定价格的参考。()规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者决定召集委员会定价会议或采用联签形式确定采购价格。如其公事外出提前委托其他人员主持。()例行的采购委员会会议安排在每周公司总经理办公会后进行。()如果采购储运部提供的价格信息、供应商报价之间存在较大差距磋商无法达成意见时。采购委员会应分析价格差异原因协助采价人重新确定采价渠道、采价方法。第节采购招标管理第条需要引进新的供应商时又满足本章第一节第十六条条件一般应通过招标确定供应商。有些情况不适合招标采购时视实际情况由采购储运部征得公司总经理批准后可以不经招标直接通过询价比价方式确定供应商。第条招标的具体工作由采购储运部负责组织采购委员会负责招标过程中的评标决策等。第条招标程序()招标前采购储运部组织做好招标准备工作做好招标工作计划向上级主管领导提交组织招标活动的申请经批准后实施。招标申请包括:招标采购内容、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质(资格)条件、评标方法、以及开标、评标的工作具体安排等()编制招标文件经公司总经理审批后生效()发布招标信息(招标公告或投标邀请书)接受和处理投标人对招标文件有关问题进行咨询()接收招标报名组织对欲投标人资格进行审核向预审资格合格的发售招标文件()采购储运部在规定时间和地点接收符合招标文件要求的投标文件()采购委员会举行开标评标会确定中标单位()采购储运部将中标结果通知所有投标人。()进行合同洽谈确定合同细节与中标人订立书面合同。第条招标方式的选择招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。第条招标文件的制作与发出()招标文件内容包括:招标公告或投标邀请书投标说明书主要包括如下内容:)招标项目概况、名称、规格、型号、产地厂家、数量和批次、质量标准和技术要求、运输方式、包装方式、交货时间地点、验收方式等)有关招标文件的澄清、修改的规定)投标人须提供的有关资格和资信证明文件的格式、内容要求)投标样品及报价的要求、报价编制方式及须随报价单同时提供的资料)标底的确定方法评标的标准、方法和中标原则)投标文件的编制要求、密封方式及报送份数递交投标文件的方式、地点和截止时间)投标联系人员的姓名、地址、电话号码、电子邮件)投标保证金的金额及交付方式履约担保)开标的时间安排、程序和地点投标有效期限等。合同条件(通用条款和专用条款)技术规定及规范(标准)货物量、采购及报价清单其他需要说明的事项。()招标文件的发出公开招标时应当在相关媒介或网上发布招标公告公告应载明公司的名称、地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件的办法等事宜。发布招标公告至发售资格预审文件或招标文件的时间间隔一般不少于日。招标公告不限制投标人的数量。采购储运部接受招标咨询对投标人进行资格审查。合格者发售标书不合格者不得参加投标。采用邀请招标方式时采购储运部应提交三个或以上具有投标资格和项目能力的候选厂家名单经采购委员会批准后向其发出投标邀请书。招标文件应当按其制作成本确定售价。第条审查标书接收()按本制度规定必须进行招标的项目自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止最短不少于十日。()投标人在递交投标文件的同时应当递交履约保证金(采购储运部视情况而定)。公司与中标人签订合同后个工作日内应当退还投标保证金。()投标人应按照招标文件的要求编写投标文件并在招标文件规定的投标截止时间之前密封送达招标人。在投标截止时间之前投标人可以撤回已递交的投标文件或进行更正和补充但应当符合招标文件的要求。()采购储运部在接受投标人投标文件的同时接收其样品并委托厨政部进行样品质量检验。第条开标()开标由采购储运部指定人员主持开标人员至少由主持人、监标人、开标人、唱标人、记录人组成上述人员对开标负责。开标应当按招标文件中确定的时间和地点进行。邀请所有投标人参加。()有下列情况之一的投标文件可以拒绝或按无效标处理:.投标文件密封不符合招标文件要求的.逾期送达的.投标人法定代表人或授权代表人未参加开标会议的.未按招标文件规定加盖单位公章和法定代表人(或其授权人)的签字(或印鉴)的.招标文件规定不得标明投标人名称但投标文件上标明投标人名称或有任何可能透露投标人名称的标记的.未按招标文件要求编写或字迹模糊导致无法确认关键内容、关键质量保证措施、投标价格的.未按规定交纳投标保证金的.投标人提供虚假资料的。第条评标()评标工作由采购委员会负责。招标中涉及技术性问题如有必要可再邀请其他有关专家参加。()在一个项目中对所有投标人评标标准和方法必须相同。评标标准一般包含以下内容:投标价格和评标价格、质量标准及质量管理措施、组织供应计划、售后服务、投标人的业绩和资信、财务状况。()如果采购委员会经过评审认为所有投标文件都不符合招标文件要求时可以否决所有投标。采购储运部重新组织招标。对已参加本次投标的单位重新参加投标不应当再收取招标文件费。()采购委员会的成员不得泄露评审过程、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。()采购委员会按招标文件确定的评标标准和方法对投标文件进行评审确定中标候选人推荐顺序。在评标过程中采购委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容采取书面方式作出必要的澄清或说明但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。()采购委员会完成评标后在采购委员会三分之二以上成员同意的情况下,通过评标结果形成评标报告。采购委员会成员必须在评标报告上签字若有不同意见应明确记载并由其本人签字作为评标报告附件。第条中标()采购委员会经过评审从合格的投标人中直接确定中标人和候补中标人。()中标人(供应商)的投标应当符合下列条件之一:.能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准.能够满足招标文件的实质性要求并且经评审的投标价格最低。()中标人确定后采购储运部应当在招标文件规定的有效期内以书面或口头形式通知中标人并将中标结果通知所有未中标的投标人。()中标通知发出之日起日内采购储运部和中标人应当按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。。()当确定的中标人拒绝签订合同时经公司采购委员会讨论决定可与确定的候补中标人签订合同。第章采购管理流程第节原料采购申请流程图流程说明流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单单店每天需要采购果蔬鲜活类原料时提出原料采购申请原料采购申请单原料采购申请单高档原料报总经理审批高档原料采购申请批准采购申请单采购申请单原料如果有库存单店直接去领用采购申请提货单提货单没有库存的原料(包括鲜活果蔬类和其他原料)报采购主管审核后采购采购申请订货通知供应商接到订货通知后组织货品并送货订货通知送货单第节物料采购申请流程流程说明流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单物料采购由使用部门根据经营状况和需要提出采购申请物料采购申请单物料采购申请单物料采购申请报财务部、总经理审批采购申请单采购申请单采购申请单有库存的物料到库房办理领用出库手续领用申请提货单提货单库管员对库房库存原料的数量进行监控保证安全库存安全库存需要补充时库管员提出库存采购申请领用申请库存采购申请库存采购申请单提出库存采购申请经储运主管审查后由采购人员订货库存采购申请采购通知供应商备货送货采购通知送货单第节供应商引进流程流程说明流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单需要引进新的供应商时采购储运部决定采购方式是否需要招标供应商希望为公司提供服务采购申请单采购申请单采购申请单采购储运部对供应商进行资格审查供应商申请、提交资质证明等资格审查结论供应商调查表申请成为公司的供应商在经过资格审查后应提供样品以供评审。初审合格结论提交样品送检的样品应通过单店试用和厨政部的质量检验和评价认可。提交样品样品试用、检验结论供应商样品检验表采购储运部进行供应商调查、市场行情调查和询价比价工作比价结论采购储运部提交相关记录、建议给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。调查结论、行情信息询价比价结论采购委员会审查供应商调查和询价比价相关资料调查结论、行情信息询价比价结论审查结论采购委员会对供应商进行必要的考察考察结论选择确定供应商审查、考察结论供应商选择结论总经理批准采购委员会选择的供应商供应商选择结论采购储运部与确定的供应商起草采供合同重要条款提请采购委员会审议合同经公司法律顾问审议后总经理批准。采供合同第节采购验收管理流程流程说明流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单当供应商的原料、物料到货时由库管员通知使用单位、采购人员到位验收供应商送货单验收通知验收三方一致认为合格签字方可验收入库入库单验收单、入库单如果验收中三方意见不能达成一致时原料提交厨政部、物料提交规划经营部进行仲裁结果合格办理入库不合格退货仲裁申请仲裁结论三方验收一致认为货品不合格时退货或由使用部门决定是否降级使用验收不合格结论退货换货或降级使用第节价格变动程序流程说明流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单采购储运部进行市场行情调查工作市场行情报告要求供应商按照规定的时间报价报价通知供应商报价报价通知供应商报价报价单采购储运部提交相关记录、建议给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。供应商报价、市场行情报告价格建议采购委员会审查供应商调查和询价比价相关资料确定供货价格供应商报价、市场行情和价格建议报告供货价格采购储运部通知供应商价格有必要签订价格协议确定的供货价格供货价格协议第节采购招标管理流程流程说明流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单采购储运部提出招标采购申请等准备工作批准后实施招标采购申请上级领导批准采购储运部编制招标文件招标文件招标文件经公司总经理批准后使用招标文件总经理审批采购储运部开始发布公开招标信息或邀请招标信函接待招标咨询审查投标人资格招标公告、邀标申请招标人提交投标文件投标文件接收投标文件投标文件委托开标人员组织开标会议投标文件开标人员、举行开标会议采购委员会进行评标确定中标人和候补中标人中标人和候补中标人采购储运部与确定的中标人按照投标文件洽谈合同具体事宜签订采供合同中标人和候补中标人采供合同附则主要表单供应厂商调查表公司名称(中文)TEL:FAX:公司地址加工厂仓库地址营业执照号码注册资金年营业额法人代表业务负责人联络电话营业场所面积员工人数管理人员人数运输工具数量管理制度质量管理体系情况:其他管理制度:主要经营品种评价考察评价人:年月日供应商样品检验表供应商名称地址联系人电话传真样品名称数量型号规格试用部门试用人试用情况:厨政部检验:评价结论评价人经理日期供应商业绩评价打分表供应商名称:序号供应品种货品质量(分)价格(分)供货时间(分)服务态度(分)总分平均得分评价打分人:供应商评价因素表项目配分考核内容及方法货品质量分、可以按照交货批退率考核:批退率=退货批数divide交货总批数质量得分=分times(mdash批退率)、也可以根据供货验收的总体情况定性评价供应商的供货质量水平供货及时性分、逾期率=逾期批数divide交货批数。及时性得分=分times(mdash逾期率)另外:逾期天加扣分次扣分。、也可实行扣分法:由于对方原因供货不及时次数每次减一分逾期造成停工待料每次减分服务态度分.出现问题不太配合解决每次扣分。.公司会议正式批评或抱怨次扣分。.单店批评或抱怨次扣分。价格分根据市场调查信息和对供应货品性价比的自行估价定性评价价格因素。备注:供应商现场评审表项目调查内容评分说明管理体系公司是否组织机构健全分工职责明确工作流程是否清晰管理制度是否健全制度是否执行到位管理成效如何绩效管理是否建立奖罚是否明确质量管理供应链各环节质量是否都得到控制公司业务流程关键控制点是否得到监控质量管理组织健全人员素质有明确的技术标准、质量标准检验项目、检验方法、检验责任明确客户质量投诉处理的回馈是否快速质量问题的分析解决的能力、效率质量记录保存的是否完备运输设备运输设备的数量能否满足经营需要库房面积及设备设施能否满足需要设备保养状况和维修维护能力运输调度水平供应运输保障能力成本控制采购环节成本控制情况在业务流程其他各环节中成本管理情况人员素质人员素质状况能否满足经营发展需要人员工作的积极性和工作效率、业绩保持较高水平总评分注:按照对供方评价优秀、良好、一般、较差和很差将供方评分分为分、分、分、分、分评审人员:供应商清单序号供应商名称供货规格联系人员及电话评价记录开始供货时间备注采购原料质量标准原料名称用途说明一般质量要求详细要求:产地:品种:规格:部位:密度:等级:样式:产时:营养指标:卫生指标:包装方式:其他要求:净料度helliphellip特别要求、要求附加提供资料、包装要求、交货要求、运输要求、检验方法、服务要求、helliphellip原料采购申请单采购申请单(三联)申购人编号申购联验收联序号物品名称规格质量要求数量单价合格数量金额第一联采购备注申购部门负责人:采购签字:保管员:日期:日期:日期:采购申请单(三联)申购人编号申购联验收联序号物品名称规格质量要求数量单价合格数量金额第二联申请部门备注申购部门负责人:采购员签字:保管员:日期:日期:日期:采购申请单(三联)申购人编号申购联验收联序号物品名称规格质量要求数量单价合格数量金额第三联库房备注申购部门负责人:采购员签字:保管员:日期:日期:日期:提货单部门项目提货人时间批准备注原材料名称规格数量原材料名称规格数量库房保管员:年月日库存采购申请单编号序号物料名称规格质量要求数量用途交货时间申购人:储运主管::日期:物料采购申请单申购部门编号序号物料名称规格单价数量用途交货时间总计(元)申购部门负责人:财务部意见:签字:总经理意见:签字:原料采价单采价地点:采价时间:月日时分品种等级要求供应商报价现场价格备注本资料来自企业管理资源网wwwmcom本资料来自企业管理资源网wwwmcom本资料来自企业管理资源网wwwmcom本资料来自企业管理资源网wwwmcom采价人:

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