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4.7合同管理程序07.01.22-x.doc.doc

4.7合同管理程序07.01.22-x.doc

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SHAPE*MERGEFORMAT项目管理手册第四章第七节合同管理程序目录目的适用范围职责合同谈判小组控制部综合部设计部工程部供应计划部QHSE部财务部外事部生产准备部装备部效能监察部项目分部分公司法律事务部分公司审计部合同管理工作程序与主要控制点合同准备合同立项合同的起草合同的评审合同谈判合同审查和会签合同审批权限合同的盖章生效合同发放与存档合同签订流程工程合同的履行管理工程承包合同的跟踪合同变更、纠纷和索赔的处理关于工程分包的管理合同台帐与报告合同档案管理合同编号合同的份数及分发合同的备案和存档合同保存时限合同整理相关文件记录目的为保证新建项目合法有序实施进一步加强合同管理工作明确合同管理职责规范合同管理工作流程更好地发挥合同职能使合同管理工作规范化最大限度地保护分公司的合法权益根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规的要求特制订本程序。适用范围本程序适用于新建项目的所有工程合同和物资采购合同工程合同管理主要包括工程勘察、设计、施工、监理、征地拆迁、技术服务(含专业验收)、劳务等合同的谈判、签订、实施、监督和管理物资采购合同的管理参见采购管理程序中有关规定。职责合同谈判小组由控制部牵头组建合同谈判小组合同谈判小组由项目经理部各相关部门及分公司审计部、法律事务部等成员组成。负责起草EPC(或E、C)合同、监理合同、工程技术服务咨询(含征地、工农关系)合同、第三方检测合同组织该类合同的评审、谈判及签订工作。控制部对所有合同进行全面控制。提供合同标准文本及合同编号对合同文本及时进行修订及补充。组织起草EPC(或C)合同、监理合同、第三方检测合同组织该类合同的评审、谈判及签订工作。参与除物资采购合同外的所有合同评审审核合同价款或报酬的计算是否正确合理。建立合同台帐合同存档上报合同报表及总结。负责合同履行情况的跟踪、统计、分析和协调并每月做出评价全过程提供技术、商务支持及时组织有关部门协商解决合同签订及履行过程中出现的问题。处理有关合同事项(除物资采购合同)包括合同变更、合同纠纷和合同索赔。综合部负责现场办公设施采购、后勤服务等方面合同的起草、谈判、签订及履行工作。设计部负责设计合同、工程技术服务咨询(含征地、工农关系)合同参加EPC合同的起草、谈判及签订工作。参加相关合同评审。负责征地、补偿合同的履行督促检查合同中设计任务履行情况。工程部负责绿化合同参加EPC、施工、监理、拆除合同的起草、谈判及签订工作。参加相关合同评审。督促检查EPC合同、施工、绿化、监理、消防建审、拆除合同的履行情况。供应计划部组织物资采购和设备监造等方面合同的起草、谈判、签订及履行工作。参加EPC合同评审、谈判。督促检查EPC合同中采购活动的检查工作。QHSE部负责环境保护和劳动保护、职业卫生(除消防建审)评价参加EPC、施工、第三方检验、设备监造等合同的起草、谈判及签订工作。参加相关合同评审。受供应计划部委托履行设备监造、材料进货质量检验管理工作。负责第三方检验合同、设备监造环境保护和劳动保护、职业卫生(除消防建审)评价合同的履行工作。督促检查相关合同中QHSE的履行情况。财务部负责合同资金筹措、付款方面的工作参加所有合同评审。审查资金来源是否有保障、资产所有权归属是否明确具体。审核合同条款中资金结算、酬金支付方式是否明确、具体负责合同履行期间正本存档管理、并办理相关税务手续。负责向分公司信息管理部移交合同正本。生产准备部负责技术引进或涉及工艺技术方面的咨询服务合同、装置人员培训方面合同的起草、谈判、签订及履行工作。主签塔内件采购技术协议。参加EPC及ldquo三剂rdquo、化工原辅料采购合同的评审、谈判。装备部参加EPC、重要设备、电气、仪表、材料采购合同的谈判。主签设备、电气、仪表、材料采购技术协议。效能监察部负责对工程合同的签订、履行全过程进行监督。项目分部参与分项目合同评审、谈判。检查合同的履行情况。对合同内容的执行情况进行收集、整理和分析并反馈到相关部门。对合同执行中存在的问题及时采取纠偏措施并向管理部门反馈信息。分公司法律事务部负责对项目经理部各部门合同管理人员进行合同知识培训负责合同管理员上岗培训。负责办理合同签订所必须的法定代表人授权委托书。负责从法律角度对合同进行评审、会签。协调、处理合同的法律纠纷代表分公司办理合同的仲裁或诉讼。分公司审计部负责对工程合同的签订、履行全过程进行审计和监督。合同管理工作程序与主要控制点工程勘察、设计、施工、监理合同订立的程序如下其它合同可参照执行。合同准备资料准备包括经国家或总部主管部门批准的项目立项报告、项目建设有关批文、招标书、投标书及投标过程中有关资料、会议纪要、国家颁布的工程设计、采购、建筑安装等法律法规及专业技术标准、标准合同文本等合同事前论证其他前期准备工作。合同立项合同签订部门按第四章第十七节规定编制合同编号进行合同立项并于每月日前将上月合同立项登记表报控制部备案。合同的起草合同签订部门负责组织合同的起草工作勘察、设计合同、施工合同、监理合同尽可能使用合同示范文本同时要根据工程项目特点认真协商确定示范文本的补充条款。合同的评审合同起草完成后合同签订部门负责组织有关部门进行合同条款评审工作根据评审意见最终确定合同文本及附件。合同谈判合同立项后确有必要谈判的控制部组织成立由技术、经济、财务、法律等人员组成的合同谈判小组负责进行合同谈判。合同谈判开始前谈判小组应当及时组织拟定谈判方案:专业技术方案经济商务方案法律事务方案其他谈判方案谈判小组在合同谈判的基础上应当力争由我方负责起草合同文本尽可能使用标准文本。谈判过程中应将已编制完成的合同及附件与承包商或受托方逐项逐条地进行会谈和确认。凡涉及标的和各条款主要内容更改时应及时报告控制部和相关部门标的有重大变更时由控制部上报项目经理部取得处理意见后继续谈判。谈判小组应将双方谈判过程中初步取得的认可整理记录并作书面报告进行二次评审。合同审查和会签由合同签订部门组织各相关专业部门对合同进行审查与会签。合同会签表见B。经济商务和专业技术审查合同的技术性:工程技术依据是否真实、可靠技术措施是否完备、可行技术标准和参数是否科学、真实、可行资金、资产的可支配性:资金来源是否有保障、资产所有权是否明确具体资金和资产使用的审批手续是否齐备资金、资产使用方式是否合理酬金或报酬和结算的合理性:酬金或报酬是否正确合理结算、支付方式是否明确、具体。法律审查合同主体是否具有民事行为能力及民事权利能力合同内容是否符合国家法律法规及分公司规章制度合同签订的程序和形式是否合法签约各方意思表示是否真实有效合同的免责、索赔条款是否合法格式条款是否违反《合同法》第、条对适用法律的选择是否符合国家强制性规定对司法管辖权的选择是否符合专属管辖规定合同的条款、内容等是否完备是否充分考虑了合同履行过程中可能涉及的问题合同用语是否清楚、完整、准确不会引起歧义双方的权利义务是否具体、明确具有可执行性合同所设定的担保、保证等条款是否切实、可靠合同约定的争议解决地点和解决方式是否切实可行是否有会导致合同不能成立、无效或被撤销的情形涉及知识产权的是否采取了相应保密或限制措施合同附件是否清楚完整法律效力是否有明确规定是否存在损害公司信誉、商业秘密及其他利益的情形附生效条件的合同所附条件、期限是否适当合法。合同审批权限物资采购合同按《内部控制手册》分公司权限指引规定办理合同审批手续。万元以上(含万元)工程合同(含监理、设计、勘探及服务合同)必须经项目部经理(分公司法定代表人)批准万元(含万元)的工程合同可由经授权的主管副经理批准万元以下的工程合同可由经授权的部门负责人批准。合同的盖章生效分公司法定代表人或其委托代理人批准并在合同文本上签字后加盖合同专用章合同方正式生效。合同发放与存档见本程序、条。合同签订流程见合同签订流程图。工程合同的履行管理主要内容:项目分部全面履行合同义务对承包商的活动进行规范、监督和检查为项目创造必要的条件尽量减少索赔的产生保证合同全面履行。对合同履行的管理以监理单位和项目分部为主项目分部各管理人员按要求向项目分部及控制部汇报合同履行情况控制部合同管理工程师起到监督、协调的宏观控制作用并向控制部汇报工作。项目分部管理人员和监理工程师应该认真研究合同所有文件熟悉合同谈判背景及相关资料制定出合同管理主要控制点研究制定执行合同的策略、潜在风险的可能性制定出预防和避免风险的措施。合同签订程序SHAPE*MERGEFORMAT合同履行程序工程承包合同的跟踪计划与进度跟踪控制承包方应按合同约定的进度控制计划和项目分部在项目执行过程中提出的其它要求组织施工在合同规定的工期内完成施工任务尤其要准点到达合同约定的里程碑控制点工程监理、工程部和项目分部按合同要求履行各项义务为工程开工和施工的顺利进行创造条件尽量减少施工承包方提出索赔的机会促使其按计划完成施工任务。项目分部对项目的计划与进度目标负责对项目有关计划与进度的事件进行监控按周、月向工程部、控制部上报实际完成工程量控制部编制ldquo进度曲线rdquo。实施过程中应积累以下有关信息:项目计划定期的计划与实际进度的重大差异收到或发出的备忘录中有关信息由于承包商的原因使进度延误影响关键线路或严重影响非关键线路的事件发出的备忘录但承包商未能采取实质性进展的事件其它影响合同履行的有关计划与进度的事件。费用的跟踪控制项目分部对项目的费用控制目标负责对项目有关费用的事件进行监控以保证合同中有关费用的目标按合同要求实现实施过程中应积累以下有关信息:合同款项支付信息承包商累计发生的变更费用收到或发出的备忘录中有关信息费用控制目标是否正常的信息有关费用方面的索赔与反索赔事件其它影响合同履行的有关费用的事件。工程质量的跟踪控制QHSE部对项目的质量控制目标负责对项目有关质量的事件进行监控以保证合同中有关质量的目标按要求实现实施过程中应积累以下有关信息:质量控制点及完成情况的信息重大质量问题及处理的信息收到和发出的备忘录中的有关信息质量计划及其重大变更质量体系运行是否正常的信息其它影响合同履行的有关质量的事件。合同变更、纠纷和索赔的处理工程合同变更管理如在施工过程中发生合同变更应及时进行处理。在项目实施过程中由于各方面的原因工程变更是不可避免的工程变更一般包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更、技术规范和标准变更、工程数量变更等一切变更均应计算对工程进度、费用等的影响取得一致意见后签订书面协议作为合同的一部分。控制部参与合同变更过程的跟踪管理准确及时地获得有关信息分析合同变更是否必要、处理程序是否符合规定以及变更对合同条款约定的进度和费用产生的影响及时与承包商进行协商对合同进行补充、修改。合同变更管理流程图如下:合同变更管理程序索赔管理)工程变更会引起相应的工期、费用变化从而发生索赔事件按变更产生的原因分为非承包商原因引起的变更和承包商原因引起的变更。对于非承包商原因引起的变更承包商提出索赔控制部应协调项目分部在合同规定的期限内对索赔事件进行处理并予以答复处理程序为:监理接到承包商提出的索赔报告后首先审查索赔原因是否属实监理组织对索赔事件的原因进行分析并组织对损失进行测算判定承包商索赔计算的正确性和取费的合理性监理提出处理意见总监理工程师签字后送项目分部审核控制部批准项目分部向承包商发出索赔意见单。合同索赔管理流程图如由于承包商原因引起的变更导致不能按合同工期竣工、施工质量不能满足设计、规范的要求及合同约定的质量等级等其它违约行为应承担违约责任赔偿因违约给发包方造成的损失。监理应对违约事件进行记录与项目分部有关人员测算造成的损失及时提出反索赔通知报项目分部审核及控制部审批后发出反索赔通知进入索赔程序。合同反索赔管理流程图合同纠纷的处理如在合同履行过程中发生合同纠纷监理、项目经理应按合同规定的处理程序进行处理。首先双方应友好协商力求达成一致意见协商不成可请求有关部门进行调解调解不成可按合同规定的程序向仲裁机关申请仲裁或向人民法院起诉。关于工程分包的管理见《施工管理程序》。合同台帐与报告合同档案管理合同订立的基础资料以及合同履行中形成的所有资料由控制部和项目分部负责随时注意收集和保存及时归档。健全的合同档案是解决合同争端和提出索赔的依据。合同编号所有合同分类别按《文件编码与传输管理程序》规定编制合同编号。合同的份数及分发各类合同我方需要的份数为~份其中合同正本份交财务部其余~份合同副本分发至相关部门和单位相关部门和单位有义务协助履行合同。合同副本按合同种类分发至:EPC合同:设计部、控制部、工程部、项目分部和监理单位施工合同:控制部、工程部、项目分部和监理单位设计合同:设计部、控制部、工程部、项目分部采购合同:供应计划部、控制部第三方检测合同:QHSE部、控制部、工程部、项目分部和监理单位技术咨询服务合同及其他合同:主管部门、控制部。合同的备案和存档各类合同均由控制部统一备案合同正本由财务部存档。全部合同由控制部建立统一档案包括合同编号、合同名称、合同类别、合同金额、订立时间、合同有效期、合同方单位名称等。全部合同按项目存放即同一个项目的勘察设计合同、施工合同、监理合同、征地拆迁合同等存放在一起便于查阅。合同保存时限合同保存时限为项目竣工验收后两年。合同整理每年对签订的合同进行整理对合同执行情况进行总结。相关文件中华人民共和国合同法《招标投标管理程序》《设计管理程序》《施工管理程序》《采购管理程序》《HSE管理程序》《质量管理程序》记录B工程建设合同会签表B合同登记台帐B工程建设合同会签表合同评审会签表项目编号合同类型合同名称签约方公司合同编号合同价款项目合同编号合同主谈主管部门意见签字:年月日会签部门意见签字:年月日签字:年月日签字:年月日控制部意见签字:年月日财务部意见签字:年月日法律事务部意见签字:年月日经理部主管副经理批示签字:年月日经理部经理批示签字:年月日合同台帐合同条款修改部门合同主管负责人审核合同评审是否合格合同会签主管经理批准限额以上经理批准合同签订合同条款修改、洽谈合同条款修改、洽谈否否否否否否是发相关单位监督执行项目分解招标合同立项是否招标合同洽谈与草签合同生效了解合同背景研究合同内容研究、制定合同控制点对履约过程进行跟踪、管理和报告处理有关合同事项调整合同价款处理合同索赔处理合同纠纷处理合同变更合同执行情况总结提出变更申请监理审查合同变更评审签订协议调解、仲裁或起诉放弃变更资料准备项目总监审批项目分部经理审批执行合同谈判不批准不批准批准批准失败资料准备承包商提出索赔要求引起合同争议不同意监理公司审查提出处理意见同意不同意项目分部审核、控制部审批同意项目分部发索赔意见书索赔实施承包商合同履行存在偏差项目分部提出索赔要求监理公司下达索赔通知书引起合同争议不同意承包商意见同意项目分部签署意见控制部记录存档索赔实施B

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